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Verfahrensablauf

Die Annahme als Doktorand*in an der Fakultät für Ingenieurwissenschaften erfolgt vor der Annahme an einem strukturierten Doktorandenprogramm oder an einer Graduiertenschule. Wenden Sie sich hierfür bitte an Ihren Betreuer bzw. Ihre Betreuerin.

I. Zulassung

1. Auswahl der betreuung

Bitte suchen Sie sich im ersten Schritt eine betreuende Person für Ihre Doktorarbeit. Promotionen sind in der Regel von einem prüfungsberechtigten Mitglied der Fakultät für Ingenieurwissenschaften zu betreuen. Ist Ihre Betreuung nicht Mitglied der Fakultät für Ingenieurwissenschaften, so muss dies durch den Promotionsausschuss genehmigt werden. Hierzu bitten wir, dass Ihre Betreuung unseren Promotionsausschuss über das Dekanat (E-Mail: promotion-ing@uni-heidelberg.de) direkt kontaktiert.

2. Zusammenstellen des Thesis Advisory Committee (TAC)

Richtlinien für die Sitzung des Thesis Advisory Committee (TAC)

Das TAC trifft sich einmal im Jahr mit dem Doktoranden, um den Fortschritt des Doktoranden zu überprüfen, Feedback zu geben und wissenschaftliche oder andere Fragen im Zusammenhang mit der Doktorarbeit zu diskutieren.

Im Allgemeinen gilt Folgendes (Einzelpromotionen und Promotionen mit TAC aus einem Promotionsprogramm):

Das TAC besteht aus 3 Mitgliedern:

   2 Mitglieder sind Mitglieder der Gesamtfakultät
   1 davon ist ein Mitglied der Fakultät für Ingenieurwissenschaften

Die betreuende Person ist Mitglied des TAC. Das Mitglied der Fakultät für Ingenieurwissenschaften ist ein*e Professor*in der Fakultät und vertritt das entsprechende Promotionsfach des/der Doktoranden/-in. Er/Sie erklärt sich bereit, das schriftliche Gutachten für die Disputation zu erstellen. Ebenso hat das professorale Mitglied der Fakultät den Prüfungsvorsitz bei der Disputation.

Bitte beachten Sie, dass die TAC-Mitglieder später auch Mitglieder Ihrer Prüfungskommission sein sollten.

Besonderheiten des Doktorandenprogramms mit TAC

Das TAC des Promotionsprogramms kann weiterhin genutzt werden, wenn 1 Mitglied des TAC aus der Fakultät für Ingenieurwissenschaften stammt. (siehe oben).

Weitere Informationen finden Sie in der Datei "TAC-Dokumentation" auf unserer Seite Formulare & Downloads.

3. Registrierung im Online-Portal heiDOCS

Bitte registrieren Sie sich auf der folgenden Website:

Falls Sie an unsere Fakultät wechseln möchten und bereits eine heiDOCS-Akte haben, so ist eine neue heiDOCS-Akte für unsere Fakultät anzulegen. Hierbei benötigen Sie eine andere E-Mail Adresse als die, mit der Sie sich schon in heiDOCS angemeldet haben.

4. Dokumentenabgabe

Wenn Sie sich in heiDOCS registriert haben, geben Sie bitte die folgenden Dokumente im Dekanat ab:   

Wir würden für den Promotionsausschuss, der über die Annahme entscheidet, folgende Dokumente von Ihnen benötigen:

  • Formular Antrag auf Annahme als Doktorand*in im Original mit Original-Unterschriften
  • Formular Betreuungsvereinbarung im Original mit Original Unterschriften
  • Kopie Ihres Personalausweises
  • Beglaubigte Kopie Ihres Masterzeugnisses
  • Beglaubigte Kopie Ihrer Notenübersicht des Masters
  • Beglaubigte Kopie Ihres Bachelorzeugnisses
  • Beglaubigte Kopie Ihrer Notenübersicht des Bachelor
  • Formular Abfrage Regelstudienzeit
  • Lebenslauf

Bitte senden Sie uns alle o.g. Dokumente vorab als ein einziges PDF zu. Ich werde mir Ihre Unterlagen durchsehen und mich dann wieder bei Ihnen melden, um einen persönlichen Termin für die Abgabe Ihrer Unterlagen zu vereinbaren.

Die Betreuungsvereinbarung wird in drei Ausfertigungen unterzeichnet. Je eine Ausfertigung verbleibt bei der betreunden Person, bei dem/der Promovierenden und in der Promotionsakte der Fakultät.

Die Unterschriften auf der Betreuungsvereinbarung müssen alle im Original auf dem Antrag sein. Elektronische Unterschriften werden nicht akzeptiert. Bitte reichen Sie die Formulare „Antrag auf Annahme als Doktorand/in“ und „Betreuungsvereinbarung“ im Original im Dekanat ein.

In begründeten Ausnahmefällen kann die Betreuungsvereinbarung vorab mit einer elektronischen Unterschrift gesendet werden. Die Original-Unterschrift Ihres Betreuers/Ihrer Betreuerin ist jedoch spätestens bei Ankunft in Heidelberg nachzureichen. In diesem Fall, bitten wir, dass Ihr Betreuer/Ihre Betreuerin uns die Betreuungsvereinbarung per E-Mail an: promotion-ing@uni-heidelberg.de zusendet.

Ausschließlich vollständige Anträge können bearbeitet werden.

Nach erfolgreicher Annahme seitens der Fakultät ändert sich der Status Ihrer heiDOCS-Akte auf „angenommen“ (Schritt 4). Nachdem Schritt 4 erfolgt ist, bitten wir Sie, zeitnah die Schritte 5a „Forschungsphase“ und 5b „Rahmenbedingungen“ auszufüllen.

II. Bearbeiten des Dissertationsthemas

§ 5 Abs. 5 Gesamtpromotionsordnung: Die Promotion soll in der Regel nach drei Jahren abgeschlossen sein. Eine Einschreibung kann für höchstens 5 Jahre erfolgen.

III. Prüfungsverfahren

1. Beantragung der Zulassung zur Prüfung

Der/die Promovierende muss die Zulassung zur Prüfung im Dekanat für Ingenieurwissenschaft beantragen.

Folgende Anlagen/Informationen werden zu dem Formular noch benötigt:

1. Zwei elektronische Versionen der Dissertation, die Sie über einen Heibox Link uploaden. Bitte kontaktieren Sie hierzu das Promotionsbüro. Eine komplette Version und eine textidentische Version der Dissertation in elektronischer Form ohne Deckblatt, ohne Gliederung und ohne Literaturverzeichnis in einer gesonderten pdf-Datei. (Bitte benennen Sie diese Datei nach dem Muster: Nachname_Vorname_plagiatspruefung.pdf / die Komplettversion benennen Sie bitte nach dem Muster: Nachname_Vorname_komplett.pdf)
Informationen zur Plagiatsprüfung: Die Fakultät für Ingenieurwissenschaften hat entsprechend der Empfehlungen des Rektorats beschlossen, den Gutachter*innen als Teil des Begutachtungsprozesses von Dissertationen eine automatisierte Untersuchung auf potenzielle Plagiate zu ermöglichen. Das Ergebnis der automatisierten Untersuchung fließt in die Begutachtung der Arbeit ein, im Zweifelsfall wird der Promotionsausschuss eingeschaltet. Die automatisierte Untersuchung auf potenzielle Plagiate wird über den Anbieter Turnitin vorgenommen. Um die Untersuchung zu ermöglichen, ist der identische Text der Dissertation ohne Deckblatt, Gliederung und Literaturverzeichnis in einer gesonderten pdf-Datei gemeinsam mit der elektronischen Version der Dissertation ans Dekanat zu senden.
Die Nutzungsbedingungen von Turnitin sind konform mit der europäischen Datenschutzrichtlinie General Data Protection Regulation (GDPR) vom 25. Mai 2018. Turnitin bietet die Möglichkeit an, geprüfte Dokumente zu archivieren, um später auch gegen diese prüfen zu können. Die Fakultät für Ingenieurwissenschaften nutzt diese Möglichkeit nicht, Ihre Arbeit wird nach der Erstellung des Prüfberichts unverzüglich wieder aus Turnitin entfernt.

2. Gedruckte Exemplare Ihrer Dissertation

à 2 gedruckte Exemplare verbleiben im Dekanat

à Je ein gedrucktes Exemplar für Ihre Gutachter*innen: überreichen Sie bitte Ihren Gutachtern*innen je ein Exemplar Ihrer Dissertation persönlich

3. Erklärungen gemäß § 8 (3) der Promotionsordnung:

a) Eidesstattliche Versicherung: Ich erkläre hiermit, dass ich die vorgelegte Dissertation selbst verfasst und mich dabei keiner anderen als der von mir ausdrücklich bezeichneten Quellen und Hilfen bedient habe.
b) Ich erkläre hiermit, dass ich an keiner anderen Stelle ein Prüfungsverfahren beantragt bzw. die Dissertation in dieser oder anderer Form bereits anderweitig als Prüfungsarbeit verwendet oder einer anderen Fakultät als Dissertation vorgelegt habe.

c) Ich erkläre hiermit, dass die Dissertation unter Verwendung elektronischer Datenverarbeitungsprogramme auf die Einhaltung allgemein geltender wissenschaftlicher Standards überprüft werden darf.

4. Tabellarischer Lebenslauf mit Angabe der Staatsangehörigkeit und Hervorhebung des Ablaufs des Studiums und Promotion

5. Prüfungszeugnisse (Zeugnis der Art: Diplom, Bachelor, Master) soweit nicht bereits bei der Annahme vorgelegt.

Ebenso wird ein Vorschlag für die Prüfungskommission (4 Mitglieder) benötigt, der dann durch den Promotionsausschuss genehmigt werden muss.

Die zu erstellenden Gutachten durch Ihre Gutachter*innen sind im Original an folgende Adresse einzureichen:

Promotionsausschuss der Fakultät für Ingenieurwissenschaften
Berliner Straße 45
69120  Heidelberg

Um die Fristen zu wahren, kann vorab eine elektronische Version des Gutachtens an promotion-ing@uni-heidelberg.de gesendet werden. Dies ersetzt jedoch nicht das Zusenden des Originals per Post.

2. Prüfung

Bitte besprechen Sie mit Ihrer Prüfungskommission einen geeigneten Prüfungstermin und kümmern Sie sich um einen entsprechenden Raum, in dem Ihre Disputation stattfinden kann. Zwischen Abgabe Ihrer Dissertation im Dekanat und der Disputation müssen mindestens 8 Wochen liegen.

Im Anschluss an eine erfolgreiche Disputation wird Ihnen eine Bescheinigung über die bestandene Promotionsprüfung ausgehändigt, die durch den Vorsitz der Prüfungskommission unterschrieben wird. Die Urkunde erhalten Sie durch die Gesamtfakultät für Mathematik-, Ingenieur- und Naturwissenschaften.

Zwischen der Abgabe Ihrer Dissertation und dem Termin Ihrer Disputation müssen in der Regel 8 Wochen liegen. Bitte kontaktieren Sie das Dekanat, bevor Sie Ihren Termin für die Disputation vereinbaren. Bitte beachten Sie ebenfalls, dass das Dekanat in der Weihnachtsphase grundsätzlich geschlossen ist.

Dissertation

Die Dissertation ist grundsätzlich in deutscher oder englischer Sprache abzufassen. Eine deutsche und eine englische Kurzfassung der wichtigsten Ergebnisse sind dem eigentlichen Text voranzustellen. (§ 7 Absatz 3 Gesamtpromotionsordnung)

Kumulative Dissertation

Kumulative Dissertationen sind in Ausnahmefällen möglich und bedürfen der Zustimmung durch den Promotionsausschuss. Im Promotionsfach Matter to Life sind sie nicht möglich. (Zu § 7 Abs. 2)

Universitätsbibliothek

Für die Veröffentlichung ist ein von der Fakultät gestempeltes Exemplar Ihrer Doktorarbeit in der Universitätsbibliothek abzugeben. Hierzu können Sie eines der beiden Exemplare, welche Sie für die Anmeldung zum Promotionsverfahren im Dekanat abgegeben haben, wieder abholen. (Siehe weiteres im Formular „Veröffentlichungsnachweis“ unter Formulare/Downloads)

Promotionsurkunde

Nach erfolgreich abgeschlossener Disputation bereitet das Dekanat die Unterlagen für die Gesamtfakultät vor, die die Promotionsurkunde für Sie erstellen wird. Die Ausstellung der Promotionsurkunde dauert i.d.R. einen Monat.

Die Promotionsurkunde kann nur ausgehändigt werden, wenn das Formular „Veröffentlichungsnachweis“ (siehe unter Formulare/Downloads) im Dekanat abgeben wurde.

Vergleiche § 13 Veröffentlichung der Promotionsordnung.

Ansprechpartnerin

Frau Marina Gilke                                                                

Dekanat für Ingenieurwissenschaften

Tel.: +49 (0)6221 - 54 16671
E-Mail: promotion-ing@uni-heidelberg.de

Für die Einreichung Ihrer Unterlagen sowie zur Einreichung Ihrer Dissertation vereinbaren Sie bitte einen individuellen Termin mit uns (telefonisch oder via E-Mail).